Instructivo I-GF-811: Gestión de Cuentas por Pagar

Definir los lineamientos que se deben seguir para recepcionar, revisar y dar el trámite pertinente y oportuno a las cuentas que se reciben provenientes de todos los Centros de Gastos/Unidades ejecutoras de la Universidad para su respectivo pago.

Descripción Detallada de Actividades

#	Actividad	Responsable	Descripción Técnica
1	Inicio	Ordenador del Gasto	Inicio del proceso de recepción, validación y radicación de cuentas para trámite de pago.
2	Recepcionar cuentas	Oficina Financiera	Se reciben mediante correo electrónico las solicitudes de pago con sus respectivos soportes (ODS, ODC, OSU, ODO, RAG, RRG, SAR, entre otros). Se verifica el cumplimiento de los requisitos documentales definidos para cada tipo de cuenta.
3	Clasificar y asignar	Oficina Financiera	Las cuentas recibidas se clasifican según la unidad ejecutora o proyecto correspondiente y se asignan al funcionario responsable para su revisión y trámite.
4	Revisar cuentas y soportes	Oficina Financiera	Se validan los documentos soporte comparando la información con el sistema financiero (NIT, contrato, CDP, valores, facturas). Se verifica consistencia, completitud y cumplimiento de requisitos establecidos.
◆	¿Cumple requisitos?	—	Gateway Exclusivo (XOR): Determina si la cuenta y sus documentos cumplen con los criterios técnicos, financieros y administrativos requeridos.
5a	Devolver / solicitar ajustes	Oficina Financiera	NO: Se notifica al remitente para corrección de inconsistencias o documentación incompleta. El proceso retorna a la etapa de recepción.
5b	Radicar cuenta	Oficina Financiera	SÍ: Se registra la cuenta en el sistema financiero, ingresando datos como NIT, tipo de contrato, valor a pagar y relación de facturas. El sistema genera un consecutivo para seguimiento.
6	Remitir a validación y pago	Oficina Financiera	Se remiten los documentos a los procesos de seguridad social, causación contable y tesorería para continuar con la validación y ejecución del pago correspondiente. Se almacenan los soportes en repositorio digital.
7	Fin	—	Finaliza el proceso de radicación de cuentas y se da continuidad al proceso de pago institucional.

Requerimientos Funcionales del Sistema

Módulo	Descripción Técnica para el Sistema
Solicitud de Disponibilidad (CDP)	El sistema debe permitir al Ordenador del Gasto crear solicitudes de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), validando en tiempo real que el rubro seleccionado cuente con saldo suficiente.
Workflow de Revisión Técnica	El software debe implementar una bandeja de entrada para el Técnico Administrativo, permitiendo la revisión, observación o devolución de solicitudes de CDP antes de su firma oficial.
Firma y Verificación de CDP	El aplicativo debe permitir al Jefe de la Oficina Financiera la validación final y firma electrónica de los CDP, generando un consecutivo único y bloqueando el saldo comprometido en el presupuesto vigente.
Gestión de Reintegros de Saldo	El sistema debe permitir el registro de solicitudes de reintegro de saldos no ejecutados, habilitando un flujo de recepción para el Operario Calificado y verificación para el Profesional Financiero.
Control de Saldos y Disponibilidad	El software debe actualizar automáticamente la "Disponibilidad Neta" de cada rubro cada vez que se apruebe un CDP o se registre un reintegro, impidiendo sobregiros presupuestales.
Trazabilidad de Documentos	El sistema debe mantener un histórico de estados (Solicitado, En Revisión, Firmado, Reintegrado) para cada documento, permitiendo descargar el PDF oficial con el sello de la Oficina Financiera.